Grupos de la Organizacion: Grupos Permanentes y Grupos Temporales

Grupos permanentes en las organizaciones

Los grupos de trabajo son, el conjunto de dos o más personas que intencionadamente combinan sus esfuerzos de manera permanente o temporal con el fin de realizar una actividad de trabajo previamente establecida. Las relaciones no son aleatorias.

Hay cuatro tipos de grupos permanente:
  • Grupos directivos, elaboran planes y toman decisiones.
  • Grupos de ejecutivos y mandos intermedios, ponen en práctica las directrices establecidas por los grupos directivos.
  • Grupos especialistas, dan servicios a los grupos antes mencionados.
  • Grupos de trabajadores, realizan tareas concretas.
Grupos directivos de planificación.

Los equipos directivos hacen posible una solución adecuada de múltiples cuestiones a las que tienen que hacer frente las organizaciones, tomando decisiones.

La planificación en las organizaciones se aborda desde una doble perspectiva: características racionales de la planificación y de la toma decisiones, y la importancia de una consideración " política " de esa planificación.

· El paradigma racional, tanto los individuos como las organizaciones buscan maximizar sus valores y la consecución de unos fines óptimos, desde esta perspectiva la aparición de grupos de planificación seria más probable en situaciones complejas.

Los grupos de planificación presentan una serie de ventajas sobre la realización individual, tienen mayor capacidad para tomar decisiones, pero pueden tener una serie de consecuencias imprevistas de carácter negativo. La conformidad y la creación de un " pensamiento de grupo " puede actuar en función de una serie intereses de otros miembros y no en función de la optimización de la planificación.

· El modelo político de planificación organizaciónal, los objetivos de la organización no son proporcionar un marco aceptado por todos en el que pueden ser tomadas decisiones y realizarse la planificación. Varias alternativas de planificación son igualmente posibles a partir de unos mismos objetivos, los planes de una organización son el producto de la negociación política entre grupos competidores.

· Los grupos no se forman por su calidad expertos, sino con el fin de hacer presentes los intereses de los miembros y analizar las relaciones informales.

· La planificación ocurre mediante procesos que parten de unas normas que casi nunca es llegan a formularse abiertamente.

· Su limitación es que su eficacia depende de nivel de interdependencia entre las distintas subunidades de la organización.

· Modelo de contingencia, surge ante las dificultades del modelo anterior. No existe ningún modelo óptimo en toda la situación, depende de las contingencias del entorno.

Grupos de ejecutivos y mandos intermedios que desarrollan y controlan la realización de los planes de la organización.

Los mandos intermedios deben ejercer la autoridad con humanitarismo, pero se encuentran entre la espada y la pared (entre la alta dirección y los grupos de trabajo), además no se encuentra sólo en su nivel, tiene presiones competitivas entre los distintos grupos intermedios.

Los aspectos internos que los diferencian de otros grupos de la organización son: los fines del grupo, los roles componentes, los problemas procedimientales, y las relaciones interpersonales.
  • Los objetivos del grupo, suele ser el problema más grave, su posición intermedia da lugar a ambigüedad de sus funciones. Si los objetivos no son congruentes con los procedimientos establecidos en la organización pueden surgir conflictos.
  • Los roles componentes, la ambigüedad de los objetivos que suele tener repercusiones sobre los roles ya que experimentan un mayor grado de stress.
  • Problemas procedimentales, se desprenden de la ambigüedad de los fines, los problemas suelen provenir de la tendencia del grupo a imitar los procedimientos utilizados en los grupos superiores.
  • Relaciones interpersonales, la ambigüedad y el conflicto de los objetivos y los roles pueden producir stress y ansiedad que exacerban los conflictos interpersonales, la competitividad y rivalidad.
Grupos que proporcionan los servicios especializados

Son grupos capaces de dar solución a determinados problemas en función de su preparación técnica "staff". La aparición de estos grupo suele ir vinculada al crecimiento de la organización.

La situaciones de incertidumbre ambiental pueden crear un importante nivel de ambigüedad en los objetivos, en los medios y en los criterios de evaluación de éxito del grupo.

Presentan una serie de problemas :
  • A la hora de determinar los medios aplicables.
  • Los conocimientos requeridos para la realización de la tarea. Muchas veces son insuficientes para la solución del problema, en otras ocasiones son imposibles de aplicar por la resistencia en otros grupos de la organización.
  • La relación de los grupos especialistas con otros grupos de la organización, al no reconocer autoridad y de línea a los grupos especializados.
  • La ambigüedad de los criterios de evaluación del éxito, al establecer unos fines abstractos no resulta fácil determinar cuándo se han cumplido. Esto puede tener sus ventajas, la ambigüedad puede ser utilizada como un medio de retórica profesional que permite la creación de nuevos mitos organizacionales.
  • Los comportamientos desviados que pueden aparecer en los grupos especializados, pueden desarrollar conductas que se desvían de las normas.
Estos grupos se encuentran con problemas que se desprenden de las características de sus miembros, del tipo de tarea y de las relaciones con otros.

Grupos de empleados y trabajadores no directivos

Son los miembros de la organización que realizan el trabajo básico, desempeñan cuatro funciones primarias: aseguran los inputs necesarios para la producción, transformación los inputs en outputs, distribuyen los outputs y realizan tareas de mantenimiento.

Los otros grupos tienen como objetivo un funcionamiento eficaz de estos grupos. Recibe sus objetivos con un nivel de concreción considerable y la decisiones a tomar se refieren aspectos muy concretos.

Otros factores que contribuyen a la estandarización de las tareas de estos grupos son: la tecnología, el diseño de flujo del trabajo, la organización de la tarea, y otros aspectos estructurales.

El grado de incertidumbre y ambigüedad es mucho menor.

La organización formal no tenía en cuenta las necesidades y los intereses de sus miembros, ante esto surgía una nueva organización informal.

Todo diseño de grupos y de estructura debe alcanzar un compromiso entre los factores "objetivos" de flujo de. trabajo, proceso y tamaño adecuado y los factores subjetivos personales y de necesidades sociales.

En las organizaciones complejas estos grupos son complementados por otros de carácter temporal que surgen para resolver problemas o desempeñar tareas de carácter transitorio.

Grupos temporales en las organizaciones

Se usan como instrumentos de la dirección para hacer frente a problemas o situaciones transitorias que exigen una solución eficaz pero no precisan el establecimiento de un nuevo departamento, una vez resueltas llevan a su disolución.

Adhocracia, En este tipo de organización y la coordinación no está planificada antemano sino que se alcanza mediante la interacción y su estructura ha de ser flexible y auto-renovadora.

Algunos de los frecuentemente utilizados son: los comités temporales o grupos "ad hoc", los grupos para el estudio proyectos y los grupos de negociación

Los comités temporales o grupos "AD HOC”

Son grupos que no forman parte de la estructura organizaciónal, con una vida limitada y que implican una segunda tarea para sus miembros. Cuando la dirección se enfrenta ante problemas nuevos que no pueden ser resueltos por los departamentos existentes.

Pueden utilizarse para proporcionar una integración horizontal.

Ventajas:
  • La consecución resoluciones más adecuadas.
  • Soluciones rápidas a los problemas.
  • Suelen despertar menos resistencias.
  • Son más económicos.
  • Ponen a prueba la capacidad de distintos miembros de la organización.
Problemas:
  • Debilitamiento del estructura y de los procesos normales de la organización.
  • Que predominen en su funcionamiento los intereses y necesidades personales.
  • Impide al grupo que tome decisiones sobre un determinado problema.
  • Que se creen para desplazar conflictos o fracasos.
Es necesario evaluar los costos y beneficios, los responsables de su creación han de tener en cuenta los siguientes puntos:
  • delimitar claramente los objetivos que se habrá de cumplir.
  • Seleccionar a los miembros del comité y designar a su presidente.
  • Determinar la relaciones entre el comité y la persona o grupo que el inicio.
  • Una vez creado el comité hay que procurar que se establezca un nivel adecuado de cohesión y una importante implicación de sus miembros.
  • Debe procurar la clarificación de sus relaciones con otros grupos.
  • Hay que determinar el modo en el que el comité presentara los resultados a sus iniciadores y el plazo para su presentación.
Grupos para el estudio proyectos

El estudio de nuevos sistemas de producción y otros estudios de duración prolongada requiere un considerable nivel de preparación de los responsables, no cabe establecimiento de un departamento permanente para su realización.

Son grupos de duración relativamente larga pero limitada, de carácter multidisciplinar, con un número pequeño de profesionales, no necesitan dedicación a tiempo completo, desaparecen cuando se ha realizado el proyecto.

· Al establecer un grupo para el estudio de un proyecto hay que formular con claridad las relaciones entre este grupo y la organización, determinar competencias en la toma decisiones y controles, determinar la iniciación y finalización del proyecto, la asignación de recursos, la designación de sus miembros. Gran parte de la decisiones sobre la realización del proyecto se toman dentro del grupo que lo ejecuta.

· Los proyectos pueden ser caracterizados de acuerdo con sus dimensiones de urgencia, predictibilidad de los resultados, y carácter modulado o integrador (proyectos cuyas partes pueden separarse y asignarse a distintos subgrupos). Los proyectos de acuerdo con estas tres dimensiones permite establecer 8 tipos o categoría diferenciales.

· Los fines, es necesaria una delimitación, puede haber múltiples fines dentro del grupo.

· Los roles, han de orientar la selección de esos miembros. Clutteburk distingue cuatro roles diferentes dentro de este grupo: generadores, integradores, elaboradores, y perfeccionadores. Belbin distingue siete roles distintos.

· También hay que establecer características a cerca de los procedimientos y mecanismos sociales, la estructura del grupo, procedimientos que se disponen, sistemas y canales de comunicación, autoridad que constituye el grupo.

Los grupos de negociación

A veces son el procedimiento para superar un conflicto entre distintos subgrupos, otras se persigue un acuerdo para la distribución de recursos o para la determinación de planes y líneas de acción.

Cada parte negociadora entré en contacto con la otra porque la necesita para conseguir sus objetivos, hay dos tipos de grupos en el estudio de la negociación:
  • El grupo negociador establecido por cada una de las partes, para reflejar los distintos intereses que han de ser representados durante la negociación.
  • El grupo de negociación compuesto por la reunión de los distintos grupos representantes, para conseguir una acuerdo mínimamente aceptable para las distintas partes.

Las negociaciones industriales son bastante complejas debido a los componentes legales, financieros, y tecnológicos. No resulta fácil que una única persona sea experto en todos estos aspectos, se crea un equipo negociador. Otra ventaja es su mayor capacidad para manejar un mayor volumen información. Además es probable que acepte un mayor nivel de riesgo que los negociadores individuales. Las desventajas son: que el grupo no esté adecuadamente coordinado y no hayan elaborado suficientemente los temas de negociación.

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